在Windows系統打造第二大腦，解決你老是找不到資料的痛點
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前言
微軟（Microsoft）公司的研究顯示，一般美國員工平均每年花費76小時找尋他們隨意放置的筆記、事項或檔案。
國際數據資訊公司（International Data Corporation）的報告指出，知識工作者每周上班5天，光是尋找所需資訊這件事，平均要花費掉超過一個工作日，而且徒勞無功的機率將近一半。
等於是說我們花太多時間浪費在找資料上了，該是時候解放你的大腦了，我們需要打造一個第二大腦系統當成你的生產力工具，把記憶與想法都存在第二大腦內，讓第一大腦也就是你的大腦，專心負責思考與規劃就好。
《打造第二大腦》一書提到，打造第二大腦會需要一個數位筆記系統去管理我們手邊資料。
許多的工作相關的資料，像是電子郵件、文件、報告、簡報等，如果沒有數位筆記系統，光是使用window資料夾，我們可以打造第二大腦嗎?
答案當然是肯定的，假設你今天是使用公司的電腦，如果這台電腦又不能連外部網路，更不可能自行安裝軟體，這時又想打造第二大腦系統，那就只能善用Windows內建工具來建立系統了。
今天就來應用第二大腦的概念去管理我們手邊的資料，首先，打造第二大腦分成四個步驟，組合起來剛好是C.O.D.E四個字母，這四步驟是「獲取Capture」「組織Organize」「萃取Distill」「 表達Express」。
獲取Capture
我們每天最多會出現的資料就是電子郵件，與工作相關的文件，這些資訊是否要收藏起來，其實只有四大準則。
(1)是否與自己息息相關
最直接的資料就是與工作相關的任務，像是電子郵件，同仁或是主管會寄給你，就表示與你有關，又或者你就是負責人，像這些與你有關的資訊，是絕對要記錄下來的。
(2)是否派得上用場
有些資料可能與你無關，比如說一些報表、指導手冊等，但是你有可能會用到，可能你某些同事做的報表很好用，也許跟你工作沒有直接相關，但是你還是能收藏起來以備不時之需。
(3)是否對我有啟發或意想不到
某些同仁在報告上可能對你有啟發，這個觀點可能是你從來沒有想到的，比如說他可能是從某個角度去解決問題，而這個方法是你想都沒有想到的，這時當然要趕快記錄下來，之後才能轉變成你的經驗。
組織Organize
獲取到所需要的資料之後，如果只是隨意放在資料夾內，這些資料以後只會石沉大海，永遠都派不上用場。
就像你準備料理一樣，當你採買回家第一件事，應該是分類存放各類食材、用品、配料等。今天用不到的食材會放到冷凍庫，生鮮蔬果保存期限比較短，你則會放在冷藏室，鹽、糖、醬油、沙拉油等配料，你會放在食品儲藏櫃備用。
正常人應該不會把今天買的食材、配料、用具通通都放進冰箱裡吧，
可是我們管理檔案就像是把所有東西都丟到冰箱裡，等要用才在那邊分類，結果浪費時間又浪費精力。
這時我們可以採用PARA分類法，將檔案做有效的整理，做好分類跟定位，後續找資料才會快。
那什麼是PARA分類法呢? 簡單來說就是分成四個種類，依照使用時間的急迫性來分類，你獲取到的資料就可以放在這四大資料夾內。
- 專案: 你現在要用的資料。
- 領域: 你隨時會用的資料。
- 資源: 你未來會用的資料。
- 檔案庫: 備而不用的資料。
實際使用上，只有「專案」是我們目前正在做的工作任務，其餘則是內部資料夾則是按照我的原本工作的分類，以下圖為例，我的C槽內有一個第二大腦資料夾，資料內部分成PARA四個資料夾，專案資料夾就放我現在正在做的專案資料夾，其餘三個「領域」「資源」「檔案庫」會放我目前與各部門相關的檔案或是資料夾。
萃取Distill
找檔案與做報告最痛苦的有兩件事，臨時要找檔案找不到，報告格式不一致，因為收到各種文件，除了你建立的報告之外，還會有其他人的文件，如果這些資料沒有經過修改與整理成你常用的格式與命名方式，未來想要利用會是相當困難的一件事。
所以你在整理資料的時候，要記得兩件事「檔案名稱」「統一格式」
(1)檔案名稱要好找
《打造第二大腦》一書提到整理筆記可以採用所謂的「累進式摘要」，就是要讓人一目了然，快速看到重點，不過各個檔案格式不一樣，有電子郵件、Word檔案、Excel檔案、PDF、簡報PPT、照片Jpeg、文字檔txt等等，所以我們可以利用累進式摘要的概念，去好好命名檔案名稱。 命名的大原則就是「給未來的你留下麵包屑」，因為有windows有內建搜尋系統，所以我們必須定義好「關鍵字」，之後只要打關鍵字就會比較容易找到相關檔案。 當你獲取資料進資料夾前，都先重新命名過，方便你後續找尋檔案。 我修改過的命名格式為「標題_目的_誰_日期」，作用如下:
- 標題: 標題是為了要知道這個檔案的作用。
- 目的: 是為了知道這個檔案的使用目的。
- 誰: 這個檔案是給誰用的或負責人是誰?
- 日期: 日期的格式我使用年月日，分別都是兩碼總共六碼，舉例來說2023年7月1日，我就會縮寫成230701。這樣命名好處是，之後你使用關鍵字去搜尋，很快就能找到想要的檔案，不需要浪費大量時間去找檔案。
(2)統一格式
你要放進「專案」資料夾的檔案，請記得要更改成你自己的格式，為什麼要這麼做呢? 我們工作大部分都是要做簡報，可是許多檔案是不同的格式，就算同樣是簡報PPT，每個人的格式也都大不相同，而專案資料夾內都是你馬上要用的檔案，所以工作的時候不要浪費時間去調整格式，是一開始要放進專案資料夾的檔案就最好整理並調整成馬上可以應用的格式。
舉例來說，研發工作會做很多實驗，實驗可能會有照片、實驗數據、報表，在你要把這些檔案放進資料夾內，就最好整理成一份你自己的格式，後續想要利用這些報告，就不用再更改報告格式了。 如果公司或你的主管有定義格式，那就大家統一格式，日後交換資料時就可以省去更改格式這段功夫了。
表達Express
在你統一檔案名稱與報告格式之後，你會發現後續做報告，就像組合樂高一樣，你只要組合你的報告並輸出即可。
不過重點在於日常的排程與整理，當你在會議時想要表達你的論點、觀點，報告內容最不可或缺的就是平常資料半成品的積累。
用做實驗來舉例，如果你平時都有將實驗結果整理成報告習慣，等要月報或是其他會議報告，你很快就能整理出報告，因為不過是把這些樂高半成品組合起來，你很快就能夠完成報告。
相反的，平時都不去整理報告、資料，等到要用時才想到要整理，就等於是臨時抱佛腳，你一定會手忙腳亂。
總結
大腦不是用來記事情，而是想事情的地方
第一大腦其實是你個人的執行長，專門負責思考與規畫，記憶的工作就交給外部的第二大腦系統，藉由這個系統幫助你更好的提升個人生產力。
一個好的第二大腦系統，最重要的是解決資料管理的痛點，資料臨時要找都找不到，工作花費大把時間在找資料。
應用此概念，我們在Windows系統下也能打造第二大腦，在資訊管理上可能沒有數位筆記軟體這麼方便，但是對個人工作來說是綽綽有餘，如果你老是找不到資料，建議可以嘗試看看重新整理你的資料夾，或許你會有意外的收穫喔。
