❖ 你是怎麼管理電腦資料夾呢?
我管理電腦資料夾的方式是「年+月+日+標題」，後來發現這樣做會有一個問題，就是日後在尋找需要的報告、文件極其麻煩，需要一個個資料夾打開來檢查，儲存的檔案格式可能有Excel檔案、Word檔案、PPT等等檔案格式，打開來又需要等待時間。
於是我又改成「年+月+日+標題+動作+對象」，在檔案總管搜尋是比較好找了，可是問題一樣沒解決，找到相關檔案之後我還是要一個個打開去檢查，才知道檔案內容是說明什麼資料，這等於是說真正花在專案的時間不多，反而花了大部分的時間在找資料、整理過去的資料。
今天要介紹的書叫做《打造第二大腦》，作者是提亞戈‧佛特，他是美國著名的生產力專家，就如同子彈筆記創始人瑞德‧卡洛，因為從小患有注意力缺失，才發明了子彈筆記法一樣。
他因為罹患「機能性音聲異常」，醫療管道都找不出病因，為了解決自己的問題，整理、歸納自己的病歷，才發現是身體、情緒狀態出了問題，並非藥物可以治療。
於是他根據自己整理過的筆記，改善飲食、規律冥想，搭配語言治療，雖然疼痛沒有消失，但「已經比以前更容易處理」。
作者將這套學習系統分享到部落格上，獲得廣大迴響，文章受到《哈佛商業評論》轉載，也為豐田、基因泰克（Genentech）等企業，培訓約 2 萬名知識工作者，並在 2023 年出版這本《打造第二大腦》一書。
看過這本書之後如同醍醐灌頂一般，我這時才了解到，為何工作上的專案每次都要花費大把時間去找筆記、會議紀錄、報告。
特別是會議記錄，每次手寫在筆記本上之後，日後想到要找相關的資料，筆記本一多，想找的資料根本就找不到。
根本原因就是我太過依賴第一大腦，什麼都記在頭腦裡，根本就沒有好好整理我的資料，臨時要用的資料根本就想不起來。
現在記憶力不如年輕時，老是忘東忘西，以致於做事老是事倍功半，浪費大把時間在找東西，真正做事的時間反而變少，工作也沒有效率。
❖ 什麼是第二大腦?
根據紐約時報報導，一般人日常消費的資訊量高達34 GB，現代人注意力匱乏是就是因為資訊量超載，你可以想像一下，每天瀏覽的資訊約相當於174份報紙的全部內容，大腦想不超載也難。
微軟的研究發現，一般美國員工平均每年花費76小時找尋他們隨意放置的筆記、事項或檔案，國際數據資訊公司的報告指出，知識工作者每周上班5天，光是尋找所需資訊這件事，平均要花費掉超過一個工作日，而且徒勞無功的機率將近一半。
該是時候解放你的大腦了，我們需要打造一個第二大腦系統當成你的生產力工具，把記憶與想法都存在第二大腦內，讓第一大腦也就是你的大腦，專心負責思考與規劃就好。
❖ 打造第二大腦的四大步驟
打造第二大腦要特別注意的是，雖然我們希望把第一大腦的資訊都下載到第二大腦，可是第二大腦不只是記憶工具，更是你的生產力工具，所以我們必須需要一個數位化的系統，必須有「泛用性」「機動性」「產出性」等功能，
這個系統最好是非常靈活，電腦、平板、手機，最好都能使用，而且能透過雲端去同步你的資訊，因為你不可能無時無刻都在家中、工作場所，也有可能會外出，所以這個系統一定要有機動性，無時無刻都能使用，而且因為是生產力系統，輸出的格式最好能通用所有平台。
我個人大力推薦使用notion，無論你是Windows、Mac、平板、手機，你儲存的資訊透過雲端全部都能同步，而且這是個免費的系統，稍微學習一下Markdown輸入方法，任何人很快就能上手，有興趣的人可以看一下PAPAYA的教學。
既然有了適合的數位筆記系統，接著就來分享要如何打造第二大腦，書中提到有四大步驟，組合起來剛好是C.O.D.E四個字母，這四步驟如下所示:
(1) 獲取Capture
不知道你有沒有玩過需要尋找儲存點的遊戲，現代的遊戲大多有自動儲存進度的功能，過去的遊戲你必須要找到儲存點，把你當前的遊戲進度儲存下來，萬一你的角色死亡了，進度一切就要重來。
現代人要消化的資訊太多，如果沒有把引發共鳴的資訊儲存下來，常常是轉頭看過就忘了，下一次想要使用相關的資訊，就要重新再找一次，而且還不一定找得到。
不過你一定會想問，我怎麼知道哪些資訊值得收藏?
無論是書籍、網路、影音，內容的價值分佈並不均勻，舉例來說，別把書本的整個章節都儲存起來，你只需保存精選過的段落，整本書也許就一個劃線重點重要。
善用「策展人觀點」，精挑細選你想收藏的內容，透過「篩選、重組資訊」把你的觀點記錄下來。
以下四大準則能協助判斷哪些資訊值得收藏？
第一、是否對我有所啟發
當你需要靈感、點子、觀點或突破，在網路上、書本上找找看，也許有些資訊能夠激發你的靈感，啟發你的想像，這類的訊息能夠觸發新的想法，當出現這類訊息，不要客氣趕快記錄下來。
第二、是否派得上用場
就像木工師傅總是會在自己的工具箱整理好小零件，當下工作時不一定馬上可以派得上用場，但是這些零碎的物品總是在關鍵時刻會派上用場，就如同零碎的照片、圖表、引用的數據、實驗等等，總有一天能派上用場。
第三、是否與自己息息相關
你個人的想法、反思、記憶，都是打造你個人獨特觀點的重要之處，AI興起，網路資訊以後只會更加氾濫，但是AI的缺點就是少了個人的經驗、歷練、感覺，放出來的資訊總很難令人感同身受。
以我自己為例，我也會把夢的過程寫下來，因為有的夢很有趣，不馬上寫下的話，很快就忘記了，但是夢常常會反應我個人的潛意識，這是騙不了人的，事後分析自己的夢其實很有趣，可以幫助你更了解你自己。
所以試著紀錄與自己息息相關的訊息吧，這可能在未來會形成你個人的特色或是獨有的觀點。
第四、是否令你意想不到
人類有種自然的傾向，會尋找證據來確認自己已經相信的事情，稱之為「確認偏誤」
如果說你看到的資訊沒讓你感到驚喜，就表示你在某種程度上已經知道了這個訊息，那又何必記錄在第二大腦內呢。
或許「出乎意料」是個不錯的指標，你不應該用第二大腦來確證早已知道的事情。
最好是收集「意想不到」「與你觀點衝突」的資料。
如果覺得四大準則還是太多太繁雜，那最簡單的方式就是尋找「讓你引發共鳴」的資料，因為你的直覺會告訴你，這段資訊可能是讓你意想不到、令你感動或引發新想法，不要客氣就大方收藏在你的第二大腦吧!
(2) 組織Organize
工作要是只會埋頭苦幹，只會把自己搞死，不要耗盡自己的身心能量，人天生就懶，那是因為我們會去尋找最省力的捷徑，做事要去找「阻力最小的途徑」，用最精簡的步驟來做事，簡單來說就是要事半功倍。
不過現代人整理資料出了什麼問題? 為什麼工作最大的浪費在找資料上？
這個問題其實很簡單，我們就用廚房料理來做說明吧。
當你採買回家第一件事，應該是分類存放各類食材、用品、配料等。今天用不到的食材會放到冷凍庫，生鮮蔬果保存期限比較短，你則會放在冷藏室，鹽、糖、醬油、沙拉油等配料，你會放在食品儲藏櫃備用。
正常人應該不會把今天買的食材、配料、用具通通都放進冰箱裡吧，
可是我們管理檔案就像是把所有東西都丟到冰箱裡，等要用才在那邊分類，結果浪費時間又浪費精力。
這就是為什麼工作時，至少有五分之一的時間花在找資料上，而且有一半的機率找不到。
資料系統中常見的文件、筆記或是檔案，我們到底該如何做好分類，日後才好找呢?
書中提到了你可以建置PARA系統，可以很好協助你完成組織與分類的工作 :
(1) 專案 (Projects)：短期的明確目標或工作事項，你現在要用。
(2) 領域 (Aeras)：指那些需要你長時間關注的領域，你隨時可用。
(3) 資源 (Resources)：指那些你感興趣的主題、嗜好、題材。你未來會用。
(4) 檔案庫 (Archives)：不屬於以上 3 類， 你備而不用。
我認為PARA系統是現代人必學的技能之一，書中提到PARA系統與廚房組織有其相似之處，
開啟專案就像你今天要準備一道料理，必須在用餐以前把菜煮完，你現在就必須先準備馬上要下鍋的食材。
領域就像是你的冷藏室，你可能會做的料理就特定幾項，也許是三菜一湯，也許是西式料理，因為冷藏室的食材你隨時可以取用，你只要把等一下要料理的食材拿出來就好。
資源則是你的食品儲藏櫃，收集你之後會用到的食材，例如柴魚片，你大概只煮味增湯或皮蛋豆腐才會用到，你今天要煎牛排是絕對用不到柴魚片的，可是你之後還是會用到。
冷凍庫則是放你不知道何時會用到的食材，但是就先冰起來備而不用。
簡單來說，當你分類的時候，其實就是針對時間性「現在」「隨時」「未來」「備用」去分類。
當你分類完成之後，日後要開啟新專案，就可以快速從「領域」「資源」資料夾取用你需要的資訊，接著下一步就是來萃取你所需要的重點了。
(3) 萃取Distill
為什麼我的筆記老是一眼看不到重點，每次都需要重新浪費時間看完原文?
你獲取與組織後的筆記出現這個問題，最關鍵的因素缺乏可發現性(Discoverability)
為了改善這個問題，我們可以養成一個簡單的習慣，就是標記重點。
書中提出累進式摘要的概念，簡單來說就是一眼便可看到重點，用自己的話去濃縮出整個段落的摘要。
書中的做法，把你的摘錄的原文進行分層管理，書中建議是分成「外部來源」「黑色粗體字」「黃色螢光筆」「條列摘要」等四層，我覺得「黃色螢光筆」「條列摘要」可以合併在一起，根據我平時做筆記的習慣，稍微調整萃取筆記的方法。
我的版型參照HQ&A筆記法、樺澤紫苑的輸出排版方式，改成了「標題」「重點摘要」「黑色粗體字」「資料來源」，具體範例如下，這是我目前做筆記所使用的版型。
(1) 標題
參考照HQ&A筆記法，大標題如果設定為問題，副標就是設定為解答，如果是名詞解釋或定義，則不做任何變動。
(2) 重點標註
累進式標記法會把黑色粗體字重點再用螢光筆加強標記，因為我覺得用螢光筆上色會有點複雜，我直接擷取需要上色的部分，摘錄成一句話列入「重點摘要」。
重點摘要可能會是整個段落的「觀點」、「結論」、「金句」，後續需要再利用筆記的時候，就可以方便你直接二次使用到你的專案之中。
(3) 粗體字標示
用自己的話將原文解釋過一次，再用黑色粗體字把重點標示出來，
(4) 資料來源
原文摘錄或引用的資料，例如有些資料會是網路上找到的，就貼上網址，是書本上的資料，則附上書名與頁碼，日後想要找到出處，這樣會比較方便尋找。
版型調整的好處
版型會這樣調整的好處，是未來要寫文章的時候，可能剛好會提到「累進式標記法」，這時就可以利用之前的筆記，利用動詞或連接詞將標題嵌入進句子內，
剛剛的段落我直接就拿標題當作句子來使用，我只要直接用「連接詞」串聯上下句就可以了，常見的連結詞如，但是、不過、雖然、然而、因為、因此、所以、由於、以致等等。
段落部份我可能還能直接就使用筆記的摘要內容，因為是用我自己的話寫過，語氣與用詞一定差異不大，調整一下上下段落的連貫性就好。
數位筆記軟體如notion，搜尋筆記只要打關鍵字，就能馬上搜尋的到相關筆記，所以我希望快速找到筆記的同時，我馬上就能利用過去寫過的內容，不需要再從零開始整理一次，直接就能利用到文章裡，這麼做可以提升輸出的效率。
(4) 表達Express
1950至1960為第一波人工智慧發展，科學家嘗試將人的思維放進電腦，集合了語言學家、神經心理學家、電腦科學家等，但是面臨到「博藍尼悖論」而失敗。
人類具有的知識很多時候不是線性的、理性的，而是一種感覺、一種經驗，無法訴諸言語表達，全世界知識太多了，很多知識是某一個群體才知道、很多知識根本講不出來。
簡單來說博藍尼悖論指的就是: 我們懂的事情，比我們能表達出來的更多。
所以如果我們知道的比我們表達出來的更多，那我們會需要一個系統來不斷下載這龐大的知識資產，這個系統就是第二大腦，可以幫助我們源源不絕將我們的想法、觀點，進行輸出。就像樂高一樣組合你的筆記，並把它們分享出去。
其實平時我們有許多知識的副產物，許多初稿、中間產物、半成品、各種研究發現、網頁摘要、閱讀筆記、手稿、草稿等等，這些產物都不是完成品，也許徒具雛形，甚至只是個概念，書中將這些副產物稱之為「中間產物封包」。
簡單來說「中間產物封包」就是拆分過的小單元，可能就能再組合成新的樣貌，常見的六種「中間產物封包」，我們可以在工作中創造與再利用組合成新的成品。
(1) 去蕪存菁的筆記精髓：從閱讀筆記中萃取累進式摘要。
(2) 未獲採納的構想：過去的專案中沒被採用的材料或構想，可能在未來的專案派上用場。
(3) 半成品：先前的專案產生的文件、圖像、議程或方案。
(4) 最終交付的成品：過去專案裡交出的成果，可能可以成為新專案的一個部件。
(5) 他人創造的文件：你的團隊成員、承包商、顧問，甚至客戶或顧客的知識資產，你可以參考並把他們整合進你的工作。
(6) 日常生活的副產物：每當你繪製草圖、設計簡報、用手機錄影或是在社群媒體上貼文，你其實都是在進行小規模的創作，並會產生實質的「副產品」。
電影星際大戰和法櫃奇兵當年為了節省時間和預算，模型製造師會購買成套的商業模型套件，然後因應電影場景需求，把現成的套件重新組合成場景所需要的新模型。
與其從零開始製作新的套件，還不如從現成的模型去改比較快。例如從二戰高射砲模型、美國海軍戰艦模型、戰機模型取用零件，組裝成新的模型。
打造第二大腦的好處就像，打造一台車你不用發明輪子，你只要直接拿來用就好，由於我們懂得事情比表達出來的多，你只要從第二大腦取出既有的筆記進行組合，就像小孩子玩樂高一樣，你只是將筆記組合成完整的成品，並且分享與表達出來。
❖ 執行第二大腦的SOP
心理學家 史蒂芬・平克曾說:
寫作之難，在於把網狀的思考，用樹狀結構，展開在線性的語句裡。
書中提到的CODE方法就是一個很棒的化輸入為輸出的方法，我們也是從獲取線性的資訊，將網狀分布的資訊、個人聯想組織起來，並化成樹狀結構，萃取出我們的筆記精華，再一樣用線性的語句表達出來，分享給其他人。
ISO9001品質管理系統應該很多人都聽過，核心精神要求「說、寫、做」一致，編製出的指導手冊叫做「標準作業程序書」SOP。你必須要把你想做的工作先說出來，接著寫下來這個流程，日後做工作只要依靠這個sop去做，就能每次都保持一樣的水準，這個就叫作標準化。
第二大腦其實就是教你如何把工作方法標準化，這邊分享我目前執行第二大腦的SOP。
(1) 決定你要獲取的資訊。
(2) 選擇你中意的數位筆記軟體，如Notion、evernote等軟體。
(3) 設定PARA系統，將資訊分類到「專案」「領域」「資源」「檔案庫」資料夾中。
(4) 使用累進式摘要法，萃取你的筆記。
(5) 就像樂高一樣組合你的筆記。
(6) 輸出並分享你的成果。
目前我的閱讀筆記大致上就是應用「打造第二大腦」書中所學，這六個步驟就是我目前從輸入到輸出的方法，書中其實是提到12道步驟，不過我覺得就寫筆記來說，稍微精簡一下夠用就好。
❖ 總結
還記得小時候第一次接觸到電腦的時候，學的是DOS系統，那時候光是要背指令就一個頭兩個大了，後來進入Windows系統，開始學習怎麼使用Word打報告，出了社會工作才開始學習怎麼使用Excel去建立報表，拉公式做樞紐，一路走來發現過去努力學習起來的軟體，怎麼隨著時間過去，變成人人都會用的基本技能。
現代各種筆記軟體如雨後春筍般冒出，這是不是也代表因為資訊太過氾濫，所以人人開始需要自己的知識管理系統。
不知道大家有沒有這樣的經驗，同事家人互傳的Line訊息，可能剛好有一條重要事項，可是被後續不間斷的訊息蓋過，等你想到的時候要找，還要找個老半天。
這個經驗告訴我們，現代資訊太過氾濫了，資訊多到蓋住真正重要的事，工作生活就會搞得一團亂。
我認為第二大腦只是一個概念，你不一定要使用書中的方法去執行，比如說我個人瑣事，是在goodnote上建立子彈筆記。
第二大腦的執行要點在於「行動性」「快速搜尋」「易於分類」「方便回顧」，因為我們真正的訴求應該是隨時隨地都能取用到所要的資訊，好讓第一大腦可以專注在思考與規劃上。
整本書對我來說馬上就能應用的部分是「累進式摘要」，對有在寫作的人來說，這個標記方法是真的好用，可以快速回顧過去寫過筆記的重點。
當然如果你沒有看過其他的系統「GTD」「卡片盒筆記」「子彈筆記」，還是建議你可以試試書中提供的方法，我大力推薦這本書給「常常找不到筆記」的朋友。
最後問大家一個問題，你的筆記是怎麼管理的呢?
如果你有不同的想法，歡迎分享給大家喔。
